Les réunions de moins en moins efficaces ? 

Les réunions, on y est forcément confronté en entreprise. Elles peuvent être récurrentes pour faire un point hebdomadaire, ou être ponctuelles pour préparer un événement, par exemple. Elles peuvent se classer en deux catégories : les réunions managériales et les réunions créatives. La première catégorie sert principalement à faire remonter des informations ou à donner un objectif à son équipe, tandis que la deuxième est plus axée sur l’échange d’idées en mettant l’aspect créatif en avant. Sur le modèle d’un brainstorming par exemple.  

Ce qui déplaît le plus aux employés, c’est lorsque ces réunions sont jugées inutiles. Certains considèrent même qu’ils passent le plus clair de leur temps en réunion. Selon la Loi de Bartleby, sortie dans le journal The Economist, “80 % du temps de 80 % des participants à une réunion est perdu.” Depuis le confinement, ce phénomène s’est accéléré avec l’utilisation massive des plateformes de visioconférence (dont la plus connue est ZOOM). Aujourd’hui, les réunions peuvent être trop récurrentes et deviennent un véritable frein pour l’entreprise. On appelle ce phénomène la réunionite. On peut se demander pourquoi les réunions sont devenues aussi nombreuses au point que certains estiment y passer plus de la moitié de leur temps. 

Les réunions omniprésentes en entreprise, pour le meilleur et pour le pire

Lorsque l’on évoque le monde de l’entreprise, la majorité du temps on pense à des personnes en réunion. La réunion est profondément ancrée dans les méthodes de travail. Elle est la méthode par défaut lorsque l’on travaille en équipe. Certains métiers y sont même dédiés, comme le Scrum Master qui anime les réunions dans l’IT. Elles ont plusieurs buts dont le principal est de rassembler plusieurs collaborateurs autour d’un sujet. Les réunions sont essentielles, notamment pour suivre l’avancement d’un projet ; elles permettent de faire circuler l’information entre les différentes parties prenantes. De plus, les réunions sont le meilleur moyen de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde et elles sont également efficaces pour aider votre équipe à comprendre ses objectifs et ses responsabilités. Le fait de réunir tout le monde permet de créer des liens entre les collaborateurs, qu’ils soient en présentiel ou virtuels. 

Cependant, bien que primordiales. Pour d’autres réunions, en particulier celles à distance, c’est l’effet inverse qui se produit. Les collaborateurs les plus introvertis peuvent se sentir bloqués via Zoom. Certains n’hésitent pas à éviter des réunions si la caméra n’est pas obligatoire. Par ailleurs, si elles sont trop récurrentes, les réunions risquent de devenir inutiles et de devenir un poids, voire une punition. Par exemple, certains développeurs ont horreur des réunions car elles coupent leur journée de travail. Pour éviter dans arriver là, certaines solutions existent. 

Les solutions pour éviter les réunions inutiles 

On s’est déjà tous posé la question lors d’une réunion : qu’est-ce que je fais là ? C’est pour éviter ce genre de réflexion que plusieurs personnes se sont penchées sur le sujet et ont développé des outils, méthodes… afin de ne pas en arriver à cette idée. C’est le cas de Louis Vareille, professeur à l’École Internationale de Réuniologie et auteur du livre “La Réunionite, ça suffit !”. Ce dernier a établi une liste de plusieurs actions pour rendre les réunions toujours efficaces. Tout d’abord, avant de prévoir une réunion, il faut se demander si le temps consacré à cette réunion est vraiment utile. Ensuite, il faut bien préparer la réunion ainsi que tous ses participants. Pour cela, Louis Vareille préconise d’attribuer des rôles comme celui d’animateur, maître du temps, ou encore secrétaire. Une fois terminée, pour que la réunion soit vraiment efficace, les décisions doivent se transformer en actions concrètes. La méthode ROTI est un excellent moyen de rendre les réunions toujours plus efficaces. Elle consiste à donner une note à une réunion qui a eu lieu. Le but est de faire un retour positif ou négatif avec potentiellement des propositions afin d’améliorer les prochaines réunions. 

Les alternatives aux réunions classiques 

Les réunions sont souvent perçues comme un rassemblement de plusieurs collaborateurs autour d’une table. Pourtant, il existe différents types de réunions qui ont chacune leurs particularités. Par exemple, les réunions journalières qui sont très utilisées par la méthode agile. Ce sont de courtes réunions de maximum 10 minutes qui ont pour objectif de faire le point sur l’avancement d’un projet. La démarche Lean se rapproche de ce procédé ; elles sont aussi très courtes. Elles servent à faire un état des lieux et à indiquer un problème qui entraîne une perte de temps dans la production. Les stand-up meetings se démarquent par rapport aux autres types de réunions. Comme leur nom l’indique, ce sont des réunions qui se passent debout. Leur objectif est d’être le plus court et efficace tout en favorisant la collaboration. 

D’autres alternatives sont instaurées pour remplacer les réunions. C’est le cas du travail en binôme qui a pour but de substituer les réunions mais de faire appel à son partenaire. Certaines entreprises innovent, c’est le cas d’Amazon. Jeff Bezos a instauré des méthodes de réunions assez particulières, notamment le co-walking, qui sont des réunions réalisées en déambulant dans le campus de chaque groupe. De plus, le patron d’Amazon a interdit l’utilisation de PowerPoint. À la place, un mémo est transmis à chacun des participants au début de la réunion. Tout le monde a 20 minutes pour lire le papier avant de débattre et d’échanger. 

S’il y a bien un patron qui est pour le moins “innovant” dans la façon dont il gère ses équipes, c’est Elon Musk. Ce dernier, dans son entreprise Tesla, ne veut plus qu’il y ait de réunions. Pour ce faire, il a envoyé un message très clair à ses employés de Tesla, en leur donnant un guide de productivité qui énonce six principes : 

• Évitez les grandes réunions, elles découragent le débat. 

• Quittez les réunions où vous n’apportez rien. Ce n’est pas impoli de partir… 

• Oubliez la chaîne hiérarchique pour communiquer avec vos collègues. 

• Soyez clair plutôt qu’intelligent. 

• Renoncez aux réunions régulières – envoyez plutôt des SMS ou des emails. 

• Soyez pratiques, ne suivez pas la règle, mais les objectifs de la société. 

Les méthodes de travail d’Elon Musk sont réputées pour être brutales. L’idée derrière ces différents principes est de ne plus faire de réunionite chez Tesla. 

Bien qu’elles puissent paraître rébarbatives, les réunions sont une pièce maîtresse du travail en entreprise. Le problème se trouve dans leur utilisation. En trop grand nombre, elles peuvent devenir inutiles. Si elles ne sont pas assez bien préparées, rien ne va en ressortir. Il existe différentes méthodes et solutions afin de rendre les réunions efficaces et productives. 

Clément Fradique